Mit KI-Chatbots zur Wissensvernetzung im Unternehmen und 80% effizienter intern Kommunizieren

In einer Welt, die sich ständig weiterentwickelt und in der Wissen exponentiell wächst, stehen Unternehmen vor einer gewaltigen Herausforderung: Wie organisiert und nutzt man das in verschiedenen Abteilungen oder gar Standorten verstreute Wissen effektiv? Selbst in kleineren Organisationen wird die effiziente Nutzung von Wissen zu einer komplexen Aufgabe.

Dieses Problem hat Konsequenzen. Wenn Mitarbeiter nicht auf relevantes Wissen zugreifen können, das in anderen Teilen des Unternehmens vorhanden ist, führt dies zu ineffizienten Arbeitsabläufen, Doppelarbeit und verpassten Gelegenheiten. Die Fähigkeit, Wissen effizient zu organisieren und zugänglich zu machen, ist daher nicht nur eine Frage der Produktivität, sondern auch ein entscheidender Faktor für Innovation und Wettbewerbsfähigkeit.

In diesem Kontext eröffnet die Künstliche Intelligenz (KI) neue Möglichkeiten. Durch die Nutzung fortschrittlicher Algorithmen und maschinellen Lernens kann KI dabei helfen, verstreute Informationen zu sammeln, zu analysieren und nutzbar zu machen. Sie kann Muster erkennen, die für menschliche Analysten unsichtbar bleiben, und Verbindungen zwischen scheinbar unzusammenhängenden Datenpunkten herstellen.

Das Unternehmen sah sich mit dem Problem konfrontiert, dass internes Wissen über viele verschiedene Abteilungen und Standorte verstreut war. Diese Fragmentierung führte zu einer unübersichtlichen Informationslandschaft.

Unklarheit und aufwändige Informationssuche

Viele Mitarbeiter wussten nicht, wo sie spezifische Informationen finden konnten. Dies resultierte in einer zeitaufwändigen und frustrierenden Suche nach den richtigen Daten und Ansprechpartnern.

Wiederholte Fragen und ineffiziente Kommunikation

Häufig gestellte Fragen wurden von verschiedenen Personen immer wieder aufs Neue gestellt. Dies führte zu redundanten Kommunikationsprozessen und ineffizientem Informationsaustausch.

Mangelnde Abteilungseffizienz

Die Effizienz innerhalb der Abteilungen litt unter den beschriebenen Herausforderungen. Mitarbeiter verbrachten wertvolle Arbeitszeit damit, nach Informationen zu suchen, statt produktiv zu sein.

Schwierigkeiten im Informationszugang

Mitarbeiter mussten oft erheblichen Aufwand betreiben, um zur richtigen Zeit am richtigen Ort die Person zu finden, die die benötigten Antworten lieferte.

Das Unternehmen reagierte auf diese Herausforderungen mit der Einführung eines KI-gesteuerten Chatbot-Systems. Dieses System bot für jede Abteilung einen spezialisierten Chatbot an, der darauf ausgelegt war, relevantes Wissen zu konsolidieren und Mitarbeitern schnell und unabhängig von der Verfügbarkeit anderer Personen zugänglich zu machen.

Schritt 1: Training des KI-Systems

Zur Vorbereitung wurde das KI-System zunächst mit allen relevanten Daten trainiert. Dabei wurden alle relevanten Datenquellen hinzugezogen, die in den Abteilungen zur Verfügung standen. Das KI System wurde außerdem darauf trainiert, auch versteckte und unstrukturiert verteilte Informationen zu finden und diese strukturiert zu erfassen. 

Schritt 2: Automatismen

Im nächsten Schritt wurden intelligente Automatismen mit dem System verknüpft, die Vorgesetzte regelmäßig über Trends in den Anfragen informieren – unter anderem auch zur Ableitung von Trends in den Kundenzufriedenheiten und Marktentwicklungen, sowie zur Verbesserung der Onboarding-Systeme.

Schritt 3: Rollout und Integration in die Onboarding-Prozesse

Anschließend erfolgte ein schrittweiser Rollout in den verschiedenen Abteilungen, um eine reibungslose Integration in die bestehenden Arbeitsprozesse zu gewährleisten. Das KI-System wurde fest in das laufende Tagesgeschäft und die Onboarding-Prozesse des Unternehmens integriert.

Schritt 4: Verbesserung der Kommunikationsabläufe

Durch den Einsatz des KI-gesteuerten Chatbots konnte das Unternehmen seine Kommunikationsabläufe signifikant verbessern. Die Mitarbeiter haben nun einen zentralen Anlaufpunkt für ihre Informationsbedürfnisse. Beeindruckend: die Effizienz in der Informationsbeschaffung und im Austausch wurde um über 80% gesteigert. Vorgesetzte werden außerdem regelmäßig über Trends informiert und die Daten trugen ab dem ersten Tag als Unterstützung in zukünftigen Entscheidungsfindungen bei.

Das Fallbeispiel zeigt eindrucksvoll, wie die Einführung eines KI-gestützten Chatbot-Systems zu einer tiefgreifenden Optimierung der Wissensverwaltung und Kommunikationsabläufe in großen Unternehmen beitragen kann.

Zusammengefasster Nutzen bei dem Einsatz von KI-Chatbots wie im Fallbeispiel:

• Statt manuell durch Berge von Daten zu suchen, können Mitarbeiter auf durch KI generierte, relevante Informationen zugreifen. Diese Effizienzsteigerung spart Zeit und Ressourcen und ermöglicht es den Teams, sich auf komplexere und kreativere Aufgaben zu konzentrieren.
• Die Optimierung der Zusammenarbeit ist ebenfalls ein signifikanter Vorteil. KI-gesteuerte Wissensmanagement-Systeme erleichtern den Informationsaustausch zwischen Teams und Standorten, wodurch Silos abgebaut und eine integrative Unternehmenskultur gefördert wird. Dies führt zu einer stärkeren Einbindung der Mitarbeiter und einer effektiveren Nutzung des kollektiven Wissens des Unternehmens.
• Ein weiterer entscheidender Vorteil der KI ist die Personalisierung. KI-Systeme können lernen, welche Informationen für bestimmte Mitarbeiter oder Teams am relevantesten sind und diese Informationen entsprechend priorisieren. Dies führt zu einer zielgerichteteren und effizienteren Wissensverbreitung innerhalb des Unternehmens.
• Des Weiteren ermöglicht KI eine bessere Kundenorientierung. Durch die Analyse von Kundendaten können Unternehmen individuellere und zielgerichtetere Lösungen entwickeln. Diese personalisierten Angebote verbessern das Kundenerlebnis und stärken die Kundenbindung.
• Schließlich trägt die KI-basierte Wissensverwaltung auch zur Risikominimierung bei, indem sie hilft, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und proaktiv zu adressieren.